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Aviso de Privacidad de City Express

El presente aviso de privacidad se entrega de acuerdo a lo señalado en los artículos 8, 15, 16, 36 y demás relativos y aplicables de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (“LFPDPPP”).

1. Identidad y domicilio principal del responsable.

Hoteles City Express, S.A.B. de C.V., sus filiales y subsidiarias, (indistintamente, “Hoteles City” o “City Express”), con domicilio principal en Av. Juan Salvador Agraz número 69, Piso 12, Col. Santa Fe de Cuajimalpa, Alcaldía Cuajimalpa de Morelos, C.P. 05348, Ciudad de México, es responsable de la obtención y tratamiento de sus datos personales obtenidos debido a la relación de hospedaje que tiene con nosotros y podrá auxiliarse de uno o más encargados para brindar un mejor tratamiento a sus datos personales.

2. Datos personales.

Para las finalidades establecidas en este Aviso de Privacidad, City Express obtendrá de usted los siguientes datos personales: nombre y apellidos, fecha de nacimiento, género, domicilio, teléfonos, correo electrónico, dirección de redes sociales, lista de gustos e intereses en sus redes sociales, rango de edad, registro federal de contribuyentes (RFC), estado civil, ocupación, nacionalidad o ciudadanía, número de placas de su automóvil; dirección de Facebook y Twitter; principal motivo de su viaje y número de viajes al año; nombre y datos de terceros; nombre de su empresa, su puesto y datos de contacto; datos de su tarjeta de crédito o débito y forma de pago, datos de facturación; información acerca de sus intereses, preferencias, opiniones y hobbies; datos demográficos, incluyendo datos de geolocalización de su dispositivo cada vez que haga uso de la red wifi de City Express, su dirección IP y tipo de browser cuando se obtienen por medios electrónicos, datos del uso y consumo de los servicios de internet desde su dispositivo, así como el uso de aplicaciones y servicios de terceros.

Le informamos que City Express no obtiene datos personales que son considerados por la LFPDPPP como datos personales sensibles. Podemos obtener datos de su tarjeta de crédito con motivo de las reservaciones y de cobro en caso de que no haga efectiva la reservación.

City Express obtiene o puede obtener datos personales de usted a través de los siguientes medios:

• De forma personal cuando usted se los proporciona a alguno de nuestros empleados, llenando formularios para aceptar nuestro contrato de hospedaje y hacer check-in con nosotros, o en nuestra recepción. Asimismo cuando usted contesta cuestionarios de satisfacción y opinión del servicio, o cuando se suscribe a ofertas, promociones y concursos o programas de lealtad.

• De forma directa, cuando usted nos los proporciona vía telefónica o a través de medios electrónicos en nuestro Sitio Web https://www.cityexpress.com, con las siguientes finalidades: identificarse, crear su cuenta personalizada como usuario o ingresar a la misma en nuestro portal, llenar el formulario de reservación, realizar el pre-registro para su check-in previo a su llegada al Hotel, o check-out de su reservación, en su caso, y estancia en cualesquiera de nuestros hoteles, interactuar en nuestras redes sociales o por medio de cookies o web beacons, o por medio de correo electrónico. Asimismo cuando haga uso de las redes wifi de los hoteles de City Express, cuando usted contesta cuestionarios de satisfacción y opinión del servicio por medios electrónicos, o cuando se suscribe a ofertas y concursos por nuestros medios electrónicos.

• De forma indirecta, cuando usted proporciona sus datos personales a alguno de nuestros proveedores, como agencias de viajes o terceros que nos proveen bases de datos, que nos apoyan durante los procesos de reservación y mercadeo.

• De forma indirecta, cuando usted proporciona sus datos personales a alguno de nuestros proveedores, como agencias de viajes o terceros que nos proveen bases de datos, que nos apoyan durante los procesos de reservación y mercadeo.

Una cookie es un archivo de datos que se almacena en el disco duro de su equipo de cómputo o del dispositivo de comunicaciones electrónicas que usted usa al navegar en nuestros Sitios Web, que permite intercambiar información de estado entre nuestros Sitios Web y su navegador. La información de estado puede revelar medios de identificación de sesión, autenticación o preferencias del usuario, así como cualquier dato almacenado por el navegador respecto al sitio de internet. Por el contrario, una web beacon es una imagen visible u oculta insertada dentro de nuestro sitio web https://www.cityexpress.com o correo electrónico, que puede ser utilizada para monitorear su comportamiento en estos medios. A través de éstos se puede obtener información como la dirección IP de origen, navegador utilizado, sistema operativo, momento en que se accedió a la página, y en el caso del correo electrónico, la asociación de los datos. Los datos obtenidos por estos medios nos permiten darle mejor servicio en nuestra página. La mayoría de navegadores web permiten gestionar sus preferencias de cookies. Puede ajustar su navegador para que rechace cookies o elimine determinadas cookies. Por lo general también debería ser capaz de gestionar tecnologías similares del mismo modo que gestiona las cookies -utilizando sus preferencias del navegador-. Los siguientes links muestran como ajustar la configuración del navegador de los navegadores comúnmente usados:

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Uno de los servicios de terceros que utilizamos para seguir la actividad relacionada con el servicio, p.ej., poniendo cookies, es Google Analytics. Si no quiere que Google Analytics obtenga y utilice información, puede instalar un sistema de rechazo (“opt-out”) en su navegador web (tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=None).

3. Finalidad

La obtención y tratamiento de los datos personales señalados, se realiza con las finalidades necesarias:

a) Tener registro de los huéspedes para identificarlos como clientes o usuarios y brindarles el mejor servicio y atención posible, pudiendo realizar el registro del tiempo de uso de sesión en línea.

b) Acreditar la identidad del huésped y verificar la veracidad de la información que nos proporciona, pudiendo cancelar su cuenta de usuario en caso de encontrar anomalías o falsedad en los datos proporcionados.

c) Contactar a los huéspedes cuando sea necesario a través de distintos medios de comunicación, tales como, teléfono, chat, correo electrónico, entre otros, para completar transacciones, procesar reservaciones o pre-registros antes de su llegada al hotel, brindarle servicios personalizados, otorgarle promociones, beneficios, o descuentos, actualizar nuestros sistemas o bases de datos, o en casos de emergencia.

d) Obtener datos de facturación en caso de que sea requerido.

e) Lograr una reservación presencial directamente en nuestros hoteles o en línea en nuestra app y/o página web https://www.cityexpress.com, conforme a sus especificaciones y necesidades.

f) Obtener los datos de su tarjeta de crédito, los cuales solo serán empleados como garantía de la reservación, emitiendo un cargo solo en caso de no hacer efectiva la reservación.

g) Consultarle sobre la calidad de nuestro servicio y comprender las necesidades específicas de cada huésped, para prestarle un mejor servicio.

h) Cumplir con las políticas y procesos internos de City Express, así como con las disposiciones legales obligatorias y contractuales que se hayan celebrado con usted en virtud de la relación comercial existente.

i) Brindar atención a sus solicitudes de quejas o reclamaciones y/o dar cumplimiento a los requerimientos de autoridades competentes.

j) Proteger los intereses y derechos de City Express, conforme a las disposiciones legales.

Adicionalmente, tenemos las siguientes finalidades:

a) La creación de un perfil personal en nuestra app o en nuestra página web https://www.cityexpress.com que le permita obtener notificaciones en caso de ofertas especiales, promociones, información de carácter publicitario, registrarse a nuestros programas de lealtad, enviarle postales electrónicas e invitaciones a nuestros eventos, entre otros servicios adicionales.

b) Inscribirle en concursos, rifas, promociones y sorteos, incluidos los digitales, lo que nos permite adecuar las promociones y avisos que le son enviados, así como contactar al ganador.

c) Para obtener de usted encuestas en línea y cuestionarios de satisfacción y opinión del servicio o del sitio de internet.

d) Para enviarle publicidad personalizada y para fines mercadológicos, estadísticos y de prospección comercial.

Usted puede modificar la información para las finalidades del último apartado en cualquier momento para adecuar las promociones y avisos enviados conforme a las preferencias indicadas por usted mismo, modificando las opciones de seguridad en nuestra página web https://www.cityexpress.com, o actualizando sus datos personales en su perfil. Asimismo, usted puede solicitar no recibir publicidad por medio del link que aparece en cada anuncio publicitario que usted recibirá, para ser eliminado de la lista de envíos del servicio de mercadotecnia y publicidad. Adicionalmente puede usted contactar con nuestro Departamento de Datos Personales y solicitar que sus datos no se utilicen para las finalidades no necesarias, conforme al procedimiento en el apartado 5 del presente aviso de privacidad.

Igualmente le informamos que usted puede registrarse en el Registro Público de Consumidores previsto en la Ley Federal de Protección al Consumidor, y en el Registro Público de Usuarios conforme a la Ley de Protección y Defensa al Usuario de Servicios Financieros, para no recibir publicidad. En caso de que usted decida inscribirse en dichos registros, nosotros respetaremos su decisión.

4. Consentimiento al tratamiento de sus datos personales.

En el momento en que usted proporcione sus datos personales, si usted está en desacuerdo con que City Express trate alguno o algunos de los datos personales enlistados, con las finalidades descritas y no objeta la lista de datos personales solicitados o su uso, usted estará otorgando su consentimiento tácito. En caso de no estar conforme con proporcionar alguno de los datos que le solicitamos o algún uso, debe, previo a facilitar los datos, externar su negativa. Usted está en su derecho de proporcionar sólo los datos que considere necesarios para los objetivos enlistados.

En caso de consentir el tratamiento de los datos personales enlistados para las finalidades descritas, de conformidad con el presente aviso, por favor acepte este aviso de privacidad y consentimiento informado.

Si en el futuro usted desea retirar su autorización para el uso de sus datos personales y sensibles de acuerdo a lo establecido en el presente Aviso de Privacidad, agradeceremos enviar un correo electrónico a la siguiente dirección: datospersonales@hotelescity.com acompañado de una identificación oficial, en donde manifieste su voluntad, o bien enviando un escrito debidamente firmado por Usted, acompañado de una copia de su identificación oficial vigente con fotografía, por correo postal a la dirección de City Express señalada en este aviso de privacidad.

5. Transferencias de datos personales.

City Express puede transferir sus datos personales a terceros para efectos de las finalidades establecidas en este Aviso de Privacidad. Lo anterior incluye:

a. Sus datos personales arriba mencionados podrán ser comunicados a las autoridades competentes, conforme a la legislación aplicable. Estas transferencias pueden tener carácter nacional o internacional.

b. City Express puede transferir todos o parte de los datos personales mencionados a proveedores de servicios de soporte de la página web https://www.cityexpress.com, como son GoogleAnalytics, con la finalidad de que provean datos como su dirección IP, servicio de estadísticas y análisis de información del uso de nuestra página. Estas transferencias pueden tener carácter nacional o internacional.

c. Igualmente puede enviar sus datos personales a proveedores del servicio de mercadotecnia y publicidad para el hosting de información para el envío de correos electrónicos y generación de publicidad.

6. Derechos ARCO.

De conformidad con la LFPDPPP, usted goza de los derechos de Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición al Tratamiento, conocidos también como “Derechos ARCO”, mismos que se explican brevemente a continuación:

- Acceso: Derecho a acceder a los datos personales que conservamos de usted, así como a obtener información relativa a las condiciones en que sus datos son tratados

- Rectificación: Derecho a rectificar sus datos personales en caso de que los mismos resulten inexactos o se encuentren incompletos;

- Cancelación: Derecho a solicitar que cancelemos los datos personales que tengamos de usted, cuando usted considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios y deberes que establece a LFPDPPP y su Reglamento.

- Oposición al tratamiento: Derecho a oponerse al tratamiento de sus datos personales, cuando exista causa legítima o para que sus datos no se traten para fines específicos.

La LFPDPPP también le concede el derecho de revocar el consentimiento otorgado previamente para el tratamiento de sus datos personales, en cualquier tiempo.

Para efectos de ejercer sus derechos ARCO, para solicitar o revocar su consentimiento previamente otorgado para el tratamiento y en general, para formular cualquier duda o queja con relación al tratamiento de sus datos personales o para conocer si existen otras opciones disponibles (adicionales a las aquí establecidas) para que usted pueda limitar el uso o divulgación de sus datos, por favor contacte a nuestro Departamento de Datos Personales (“DDP”).

Sus solicitudes de cancelación, revocación y oposición al tratamiento serán evaluadas en los términos establecidos en la LFPDPPP y su procedencia o improcedencia será resuelta tomando en consideración los preceptos de la LFPDPPP y otras obligaciones que son aplicables a City Express (fiscales, comerciales, de protección al consumidor, de seguridad pública, de salubridad, etc.). En general, por favor considere que sus solicitudes pueden no ser procedentes, en aquellos casos en los que el tratamiento sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal impuesta o adquirida por City Express.

En todos esos casos, una solicitud simple deberá ser enviada como se menciona anteriormente. Nuestro DDP le comunicará (i) la información que se le solicitará para que se identifique así como los documentos que necesitará enviar junto con su solicitud; (ii) los plazos en los que recibirá una contestación sobre su solicitud; (iii) cómo debe de presentar su solicitud, incluyendo los formularios que puede usar para presentar su solicitud, si los hubiere, y; (iv) la modalidad o medio en que le entregaremos la información a usted.

7. Departamento de Datos Personales ("DDP").

Nuestro DDP puede ser contactado a través de los siguientes medios:

Hoteles City Express, S.A.B. de C.V.
Av. Juan Salvador Agraz número 69, Piso 12
Col. Santa Fe de Cuajimalpa, Alcaldía Cuajimalpa de Morelos
C.P. 05348, Ciudad de México
Correo electrónico: datospersonales@hotelescity.com
En todo caso, por favor incluya su nombre y sus datos de contacto.

8. Seguridad de sus Datos Personales

City Express ha adoptado y mantiene las medidas de seguridad de la información, tanto físicas, organizacionales, administrativas y técnicas necesarias para prevenir la pérdida, uso indebido, alteración o divulgación ilegal de la información y proteger los datos personales que nos llegase a proporcionar contra daño, pérdida, alteración, destrucción o el uso, acceso o tratamiento no autorizados. Los terceros a los que enviemos sus datos personales estarán sujetos a políticas de privacidad semejantes a las aquí establecidas.

City Express utiliza en su página web https://www.cityexpress.com el candado de seguridad SSL para proteger la información que usted nos haya proporcionado, en este sentido, la aceptación que usted realice a nuestro aviso de privacidad, se considerará como autorización expresa de su parte para la transferencia de dicha información.

Usted podrá acudir al Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (“INAI”), si considera que ha sido vulnerado su derecho a la protección de datos personales.

City Express le informa que si usted no acepta nuestro aviso de privacidad, no podrá continuar con el proceso de registro o reservación en cualquiera de nuestros canales.

9. Modificaciones al Aviso de privacidad.

City Express se reserva el derecho de efectuar en cualquier momento modificaciones o actualizaciones al presente aviso de privacidad, para efectos de reflejar la entrada en vigor de nuevas regulaciones o políticas internas. Estas modificaciones estarán disponibles a través de los siguientes medios: anuncios visibles en nuestros establecimientos, página de Internet, o bien, por correo electrónico. En caso de que usted no estuviera de acuerdo con dichas modificaciones, deberá enviar un correo al correo electrónico antes señalado, solicitando la cancelación de sus datos personales, conforme a la LFPDPPP.

“Le informamos que esta página puede usar cookies y web beacons para obtener datos personales. Usted las podrá deshabilitar según se establece en nuestro Aviso de Privacidad.”

Fecha de actualización al presente aviso de privacidad: Noviembre 2020

Razón Social: SAC BE VENTURES COLOMBIA S.A.S.

NIT.: 900.432.307-4

Dirección: DG 25 G 95 66 P1 Bogotá, Colombia

Correo Electrónico: datospersonales@hotelescity.com

Teléfonos: (+571) 746 26 70

1. Presentación

El objetivo de la Política de Tratamiento de Datos es dar cumplimiento a la legislación colombiana en materia de protección de datos personales, esto es, el artículo 15 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios y demás normas que la adicionen, complementen o modifiquen y poner en conocimiento de los titulares de la información personal, las finalidades asociadas al tratamiento de sus datos personales que efectuará SAC BE VENTURES COLOMBIA S.A.S. (en adelante e indistintamente CITY EXPRESS o “EL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO”) como responsable del tratamiento de datos personales, así como los derechos que le asisten en calidad de Titular, la persona o área responsable de atender peticiones, consultas y reclamos y los canales de atención habilitados por CITY EXPRESS para garantizar el ejercicio del derecho de habeas data.

CITY EXPRESS, teniendo en cuenta que para el desarrollo de su objeto social, debe recaudar y efectuar diversas formas de tratamiento sobre la información personal de sus distintos grupos de interés, se compromete a: i) cumplir en todo momento la normatividad vigente en materia de protección de datos personales; ii) garantizar el ejercicio de los derechos de habeas data de todos los titulares de datos personales que se encuentren en sus bases de datos y archivos; iii) desarrollar controles y medidas técnicas, legales y organizacionales, tendientes a establecer condiciones de seguridad, con el fin de evitar el acceso, pérdida, adulteración y uso fraudulento sobre los datos sobre los cuales ostente la calidad de Responsable del Tratamiento.

En virtud de lo anterior, dentro del deber legal y corporativo de CITY EXPRESS de proteger el derecho a la privacidad de las personas, titulares de datos personales, así como la facultad de conocer, actualizar o solicitar la información que sobre ellas se archive en nuestras bases de datos, CITY EXPRESS ha adoptado la presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante la “Política”), cuyo propósito es garantizar el derecho de habeas data de los titulares cuyos datos personales le hayan sido suministrados en virtud de una relación legal o contractual o de cualquier otra índole y dar a conocer las distintas formas de tratamiento a las que será sometida la información personal a la cual tenga o haya tenido acceso a través de diferentes canales, así como por intermedio de terceros que participan en nuestra relación comercial o legal con todos nuestros ACCIONISTAS, MIEMBROS DE JUNTA DIRECTA, CANDIDATOS A UNA VACANTE, PASANTES, APRENDICES, PRACTICANTES, PROVEEDORES O CONTRATISTAS, PROSPECTOS COMERCIALES, CLIENTES Y HUÉSPEDES.

CITY EXPRESS está comprometido con la adopción de estándares de seguridad y calidad para que la información de las titulares que le haya sido suministrada sólo sea tratada para las finalidades específicas para las cuales fue recolectada, en virtud de la autorización legal o contractual existente.

2. Definiciones y conceptos

Para la interpretación de esta Política, le pedimos tener en cuenta las siguientes definiciones:

  • Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
  • Base De Datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
  • Consentimiento: es una manifestación de la voluntad, informada, libre e inequívoca, a través de la cual el titular de los datos de carácter personal acepta que un tercero utilice su información.
  • Consultas: los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos, sea esta del sector público o privado. El Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento deberán suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
  • Dato Personal: se refiere a cualquier información asociada a una persona natural identificada o identificable, relativa tanto a su identidad, como a su existencia y ocupaciones;
  • Dato Público: es el dato calificado como tal por la Constitución o la Ley y todos aquellos que no sean semiprivados o privados, de conformidad con la presente ley. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, gacetas y boletines judiciales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva y los relativos al estado civil de las personas.
  • Dato Semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios.
  • Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
  • Datos Sensible: para los propósitos de la presente política, se entiende por dato sensible todo aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
  • Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta de del Responsable del Tratamiento.
  • Habeas Data: Es el derecho que todo titular de información tiene de conocer, actualizar, rectificar u oponerse a la información concerniente a sus datos personales.
  • Política de Tratamiento de Datos o Política: se refiere al presente documento, como política de tratamiento de datos personales aplicada por CITY EXPRESS de conformidad con los lineamientos de la legislación vigente en la materia;
  • Proveedor: toda persona natural o jurídica que preste algún servicio a CITY EXPRESS en virtud de una relación contractual u obligacional;
  • Reclamo: el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento.
  • Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos personales.
  • Tratamiento: cualquier operación o procedimientos físicos o automatizados que permita captar, registrar, reproducir, conservar, organizar, modificar, transmitir los datos de carácter personal.
  • Titular: es la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento por parte de un tercero, sea éste cliente, proveedor, empleado, o cualquier tercero que, en razón de una relación jurídica o comercial, suministre datos personales a CITY EXPRESS.
  • Transmisión: se refiere a la comunicación de datos personales por parte del Responsable al Encargado, ubicado dentro o fuera del territorio nacional, para que el Encargado, por cuenta del Responsable, trate datos personales;
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  • Visitantes: Toda persona natural o jurídica que visite las oficinas de CITY EXPRESS ubicadas en Bogotá o cualquier otra ciudad de Colombia en caso de aplicar.

Para el entendimiento de los términos que no se encuentran incluidos dentro del listado anterior, usted deberá remitirse a la legislación vigente, en especial a la Ley 1581 de 2012 y los capítulos 25 y 26 del Decreto 1074 de 2015, dando el sentido utilizado en dicha norma a los términos de cuya definición exista duda alguna.

3. Principios aplicables al tratamiento de datos personales

En CITY EXPRESS estamos comprometidos con el cumplimiento de los principios que gobiernan el tratamiento de los datos personales de nuestros grupos de interés y, en general, de cualquier persona natural cuyos datos personales se encuentren en nuestras bases de datos y/o archivos, garantizando la aplicación de los principios generales para el tratamiento de este tipo de datos, los cuales a continuación se indican:

  • Principio de Legalidad. El tratamiento de datos personales es una actividad regulada y debe obedecer a una finalidad legítima, por lo cual CITY EXPRESS, cumplirá de forma obligatoria lo establecido en la Ley 1581 y en las demás disposiciones que la desarrollen.
  • Principio de Finalidad. CITY EXPRESS, aplicará tratamiento a los datos personales obedeciendo siempre a una finalidad legítima la cual será previamente informada al titular.
  • Principio de Libertad. CITY EXPRESS, sólo tratará los datos personales cuando cuente con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. El titular podrá, en cualquier caso, negarse al tratamiento de sus datos sensibles.
  • Principio de Veracidad o Calidad. Los datos personales que trate CITY EXPRESS deberán ser veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables y comprensibles.
  • Principio de Transparencia. CITY EXPRESS, garantizará al Titular de los datos personales, en cualquier momento y sin restricciones, la obtención de información acerca de la existencia de datos que a éste le conciernan.
  • Principio de Acceso y Circulación Restringida. CITY EXPRESS, se compromete a que el tratamiento de los datos personales se realizará por entidades autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley 1581 de 2012. Los datos personales no podrán encontrarse disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, excepto que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados.
  • Principio de Seguridad. La información sujeta a tratamiento por parte de CITY EXPRESS, se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Principio de Confidencialidad. CITY EXPRESS, se compromete a que las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos se encontrarán obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas.
  • Principio de Responsabilidad Demostrada (Accountability). Aquel que se basa en el enfoque del reconocimiento y del compromiso de las organizaciones a los efectos de incrementar los estándares de protección para procurar y garantizar a las personas un tratamiento adecuado de sus datos personales. Este principio comporta para CITY EXPRESS una obligación de rendir cuentas sobre sus actividades en materia de protección de datos personales, aceptar responsabilidad sobre ellas y divulgar los resultados de manera transparente.

4. Deberes de city express como responsable del tratamiento de datos personales

CITY EXPRESS como Responsable del Tratamiento cumplirá los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad comercial:

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data;
  • Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
  • Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  • Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
  • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada;
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
  • Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley;
  • Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;
  • Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos;
  • Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
  • Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

5. Finalidades del tratamiento

CITY EXPRESS reconoce que el Titular de los datos personales tiene derecho a contar con una expectativa razonable de su privacidad, teniendo en cuenta, en todo caso, sus responsabilidades, derechos y obligaciones con CITY EXPRESS. En virtud de la relación que se establezca entre usted y CITY EXPRESS, le informamos que sus datos personales serán tratados con total confidencialidad y que, la captación, uso, circulación, transmisión, transferencia y, en general, cualquier forma de tratamiento sobre los mismos, se hará de acuerdo con las siguientes finalidades, correspondiendo, en cualquier caso, al desarrollo de su objeto social y al giro ordinario de sus actividades.

Para las finalidades establecidas en la presente Política, CITY EXPRESS obtendrá de usted los siguientes datos personales: nombre y apellidos, fecha de nacimiento, género, domicilio, teléfonos, correo electrónico, dirección de redes sociales, lista de gustos e intereses en sus redes sociales, rango de edad, NIT, estado civil, ocupación, nacionalidad o ciudadanía, número de placas de su automóvil; dirección de Facebook y Twitter; principal motivo de su viaje y número de viajes al año; nombre y datos de terceros; nombre de su empresa, su puesto y datos de contacto; datos de su tarjeta de crédito o débito y forma de pago, datos de facturación; información acerca de sus intereses, preferencias, opiniones y hobbies; datos demográficos, incluyendo datos de geolocalización de su dispositivo cada vez que haga uso de la red wifi de CITY EXPRESS, su dirección IP y tipo de browser cuando se obtienen por medios electrónicos, datos del uso y consumo de los servicios de internet desde su dispositivo, así como el uso de aplicaciones y servicios de terceros.

Le informamos que CITY EXPRESS no obtiene datos personales que son considerados como datos personales sensibles. Podemos obtener datos de su tarjeta de crédito con motivo de las reservaciones y de cobro en caso de que no haga efectiva la reservación.

CITY EXPRESS obtiene o puede obtener datos personales de usted a través de los siguientes medios:

  • De forma personal cuando usted se los proporciona a alguno de nuestros empleados, llenando formularios para aceptar nuestro contrato de hospedaje y hacer check-in con nosotros, o en nuestra recepción. Asimismo cuando usted contesta cuestionarios de satisfacción y opinión del servicio, o cuando se suscribe a ofertas, promociones y concursos o programas de lealtad.
  • De forma directa, cuando usted nos los proporciona vía telefónica o a través de medios electrónicos en nuestro Sitio Web https://www.cityexpress.com, con las siguientes finalidades: identificarse, crear su cuenta personalizada como usuario o ingresar a la misma en nuestro portal, llenar el formulario de reservación, realizar el check-in o check-out de su reservación, en su caso, y estancia en cualesquiera de nuestros hoteles, interactuar en nuestras redes sociales o por medio de cookies o web beacons, o por medio de correo electrónico. Asimismo cuando haga uso de las redes wifi de los hoteles de CITY EXPRESS, cuando usted contesta cuestionarios de satisfacción y opinión del servicio por medios electrónicos, o cuando se suscribe a ofertas y concursos por nuestros medios electrónicos.
  • De forma indirecta, cuando usted proporciona sus datos personales a alguno de nuestros proveedores, como agencias de viajes o terceros que nos proveen bases de datos, que nos apoyan durante los procesos de reservación y mercadeo.

Una cookie es un archivo de datos que se almacena en el disco duro de su equipo de cómputo o del dispositivo de comunicaciones electrónicas que usted usa al navegar en nuestros Sitios Web, que permite intercambiar información de estado entre nuestros Sitios Web y su navegador. La información de estado puede revelar medios de identificación de sesión, autenticación o preferencias del usuario, así como cualquier dato almacenado por el navegador respecto al sitio de internet. Por el contrario, una web beacon es una imagen visible u oculta insertada dentro de nuestro sitio web https://www.cityexpress.com o correo electrónico, que puede ser utilizada para monitorear su comportamiento en estos medios. A través de éstos se puede obtener información como la dirección IP de origen, navegador utilizado, sistema operativo, momento en que se accedió a la página, y en el caso del correo electrónico, la asociación de los datos. Los datos obtenidos por estos medios nos permiten darle mejor servicio en nuestra página. La mayoría de navegadores web permiten gestionar sus preferencias de cookies. Puede ajustar su navegador para que rechace cookies o elimine determinadas cookies. Por lo general también debería ser capaz de gestionar tecnologías similares del mismo modo que gestiona las cookies -utilizando sus preferencias del navegador-. Los siguientes links muestran como ajustar la configuración del navegador de los navegadores comúnmente usados:

  • Internet Explorer
  • Firefox
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1. Finalidades Generales:

Las finalidades descritas a continuación serán aplicables a todos los titulares que hayan autorizado de forma previa, expresa e informada el tratamiento de sus datos personales:

  • a. Informar sobre cambios sustanciales en la Política adoptada por CITY EXPRESS.
  • b. Establecer y gestionar la relación precontractual y contractual comercial, laboral, civil y cualquier otra índole que surja en virtud del cumplimiento de una obligación legal o contractual a cargo de CITY EXPRESS.
  • c. Responder a las peticiones, consultas, reclamos y/o quejas que realicen los titulares de información de tipo personal a través de cualquiera de los canales habilitados por CITY EXPRESS para dicho efecto.
  • d. Transferir o transmitir sus datos personales a entidades y/o autoridades judiciales y/o administrativas, cuando estos sean requeridos en relación a su objeto y necesarios para el cumplimiento de sus funciones legales o contractuales.

2. Accionistas:

El tratamiento de los datos personales de los accionistas CITY EXPRESS se llevará a cabo de acuerdo con lo establecido en el Código de Comercio y con cualquier otra norma que regule esta materia. Las finalidades aplicables a los datos personales de los accionistas son las siguientes:

  • Permitir el ejercicio de los derechos y deberes derivados de la calidad de accionistas.
  • Efectuar el pago de dividendos.
  • Recolectar, registrar y actualizar sus datos personales con la finalidad de informar, comunicar, organizar, controlar, atender y acreditar las actividades en relación a su calidad de accionistas.
  • Cumplir decisiones judiciales, administrativas y legales relacionadas con su calidad de accionistas.

3. Candidatos a una vacante:

CITY EXPRESS utilizará los datos personales de los candidatos a una vacante de acuerdo con las finalidades que se relacionan a continuación:

  • Establecer y gestionar el proceso de reclutamiento, selección y contratación.
  • Adelantar pruebas de selección, competencias y habilidades, visitas domiciliarias, evaluaciones psicosociales, y todas las otras evaluaciones que se estimen convenientes con el fin de identificar la pertinencia de la contratación del candidato.
  • Almacenar en un archivo o carpeta físico y/o digital que se identificará con el nombre del CANDIDATO; la carpeta o archivo, el cual podrá ser accedido por la gerencia de CITY EXPRESS o por quien haya sido delegado con este propósito.

CITY EXPRESS conservará la información que repose en el archivo o carpeta del candidato a una vacante por un término máximo de 90 (noventa) días. Una vez finalizado el período anteriormente referido, se procederá a destruir o eliminar la carpeta o archivo respectivo.

4. Empleados

CITY EXPRESS utilizará los datos personales de sus empleados de acuerdo con las finalidades que se relacionan a continuación:

  • Incorporar sus datos personales en el contrato laboral, modificaciones y adiciones al mismo, así como en los demás documentos que resulten necesarios para gestionar la relación laboral y obligaciones derivadas de la misma que se encuentren a cargo CITY EXPRESS en calidad de Responsible del Tratamiento de sus datos personales.
  • Adelantar pruebas de desempeño, competencias y habilidades, visitas domiciliarias, evaluaciones psicosociales y las demás que se estimen convenientes con el fin de identificar la pertinencia de la vinculación laboral de la persona.
  • Desarrollar una correcta gestión de la relación laboral que vincula al titular del dato personal con CITY EXPRESS.
  • Disponer de los datos personales de los colaboradores para incorporarlos de forma adecuada en los archivos laborales activos e históricos de CITY EXPRESS y mantenerlos actualizados.
  • Enviar comunicaciones internas relacionadas o no con su vinculación laboral.
  • Administrar los datos personales para que CITY EXPRESS, en condición de empleador, cumpla correctamente con sus obligaciones. Por ejemplo: adelantar las afiliaciones a las que tiene derecho por ley el trabajador ante Sistema integral de seguridad social, cajas de compensación familiar y demás asuntos relacionados con prestaciones sociales, contribuciones, retenciones, impuestos, controversias laborales, como también en caso de aportes o pagos a otras entidades donde el colaborador de forma previa haya autorizado el tratamiento de su datos.
  • Gestionar los datos personales del titular y los de su núcleo familiar para realizar trámites de afiliación a las entidades promotoras de salud −EPS−, cajas de compensación familiar, administradoras de riesgo laboral −ARL−, y demás necesarias para que CITY EXPRESS cumpla su deber como empleador.
  • Responder solicitudes del trabajador sobre expedición de certificados, constancias y demás documentos solicitados a CITY EXPRESS en razón del vínculo laboral.
  • Promover su participación en programas desarrollados por CITY EXPRESS que tengan como finalidad el bienestar y buen clima laboral.
  • Gestionar sus datos personales para garantizar una correcta asignación de las herramientas de trabajo (incluidas las herramientas TI tales como correo electrónico, computadoras, disposituvos móviles, accesos a bases datos, etc…).
  • Gestionar sus datos personales para garantizar una correcta ejecución de lo establecido en el Reglamento Interno de Trabajo, incluidos los procesos disciplinarios e investigaciones pertinentes.
  • Monitorear y utilizar las imágenes que se capten a través sistemas de video vigilancia con la finalidad de controlar y fiscalizar el desarrollo y rendimiento de las actividades laborales en el lugar o puesto de trabajo.
  • Administrar los datos personales para realizar el correcto pago de la nómina, incluida la realización de los descuentos para pagos a terceros que el empleado haya autorizado previamente y realizar los informes relativos a este proceso.

5. Aprendices SENA, Pasantes y Practicantes Universitarios:

CITY EXPRESS utilizará los datos personales de los aprendices SENA, pasantes y practicantes universitarios de acuerdo con las siguientes finalidades:

  • Establecer y gestionar el proceso de selección y vinculación.
  • Incorporar sus datos personales en el contrato de aprendizaje o convenio de pasantía y adiciones al mismo, así como en los demás documentos que resulten necesarios para gestionar la relación de aprendizaje o convenio de pasantía y obligaciones derivadas de los mismos que se encuentren a cargo de CITY EXPRESS en calidad de Responsible del Tratamiento de sus datos personales.
  • Adelantar pruebas y otras evaluaciones que se estimen convenientes con el fin de identificar la pertinencia de la vinculación del aprendiz, pesante o practicante.
  • Desarrollar una correcta gestión de la relación de aprendizaje o convenio de pasantía que vincula al titular del dato personal con CITY EXPRESS.
  • Enviar comunicaciones internas relacionadas o no con su vinculación.
  • Gestionar los datos personales para que CITY EXPRESS, en condición de Responsable del Tratamiento, cumpla correctamente con sus obligaciones legales. Por ejemplo: adelantar las afiliaciones a las que tiene derecho por ley el aprendiz, pesante o practicante ante entidades promotoras de salud –EPS-, administradoras de riesgos laborales –ARL-, y demás asuntos relacionados con su relación de aprendizaje o convenio de pasantía.
  • Responder las solicitudes del aprendiz, pesante o practicante sobre la expedición de certificados, constancias y demás documentos solicitados a CITY EXPRESS como causa de la relación de aprendizaje o convenio de pasantía.
  • Promover su participación en programas desarrollados por CITY EXPRESS que tengan como finalidad el bienestar y buen clima organizacional.
  • Gestionar sus datos personales para garantizar una correcta asignación de las herramientas de trabajo (incluidas las herramientas TI tales como correo electrónico, computadoras, teléfonos móviles, accesos a bases datos, etc.).
  • Monitorear y utilizar las imágenes que se capten a través sistemas de video vigilancia con la finalidad de controlar el desarrollo de las actividades del aprendiz, pesante o practicante en su lugar de actividades.
  • Utilizar los datos personales para realizar, −cuando así se requiera− pruebas desempeño, competencias y habilidades, visitas domiciliarias, evaluaciones psicosociales, y todas las demás que genere en virtud de su relación de aprendizaje o convenio de pasantía.
  • Administrar los datos personales para realizar el correcto pago del apoyo de sostenimiento o económico y demás emolumentos que legalmente le corresponda asumir a CITY EXPRESS y realizar los informes relativos a este proceso.

6. Proveedores y/o Contratistas

CITY EXPRESS utilizará los datos personales de los proveedores y/o contratistas de acuerdo con las finalidades que se relacionan a continuación:

  • Desarrollar una correcta gestión de la relación contractual.
  • Recolectar, registrar y actualizar sus datos personales con la finalidad de informar, comunicar, organizar, controlar, atender, acreditar las actividades en relación a su condición de proveedor y/o tercero relacionado con CITY EXPRESS y demás trámites asociados a cargo del Responsible del Tratamiento.
  • Gestionar sus datos para efectuar los diferentes procesos de pagos facturas y cuentas de cobro presentadas a CITY EXPRESS y gestión de cobranzas que se encuentren a su cargo.
  • Evaluar los servicios ofrecidos o prestados por parte del proveedor y/o contratista.
  • Cumplir cualquier otra obligación legal que se encuentre a cargo de CITY EXPRESS.
  • Analizar aspectos financieros, técnicos y de cualquier otra índole que permita a CITY EXPRESS, identificar la capacidad de cumplimiento del proveedor.
  • Cumplir las obligaciones derivadas de la relación comercial que se establezca con el proveedor o contratista.
  • Brindar asistencia y/o información de interés general y/o comercial al proveedor o contratista.
  • Desarrollar y aplicar procesos de selección, evaluación, elaboración de respuestas a una solicitud de información, elaborar solicitudes de cotización y propuesta, y/o adjudicación de contratos.
  • Evaluar la calidad de los productos y servicios ofrecidos o prestados a CITY EXPRESS.
  • Utilizar, en el evento que sea necesario, los datos personales del colaborador del proveedor con el fin de establecer controles de acceso a la infraestructura lógica o física de CITY EXPRESS.
  • Administrar los datos de carácter personal para realizar pagos a proveedores, incluida la administración de los números de cuentas bancarias para la correcta gestión de los pagos.
  • Enviar o aportar información a las autoridades competentes, cuando así lo soliciten, o en el curso de controversias contractuales.
  • Transferir información a autoridades administrativas que, en razón de sus funciones, así lo requieran con el fin de cumplir las obligaciones legales a nuestro cargo.

El RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO, entiende que sus datos personales y los de terceros que el proveedor o contratista suministre, tales como trabajadores autorizados para llevar a cabo la gestión o servicio encomendado, referencias y certificaciones comerciales, cuentan con la autorización de los titulares para ser entregados y tratados de acuerdo con las finalidades contempladas en la presente Política.

7. Huéspedes

CITY EXPRESS utilizará, directamente o con la participación de terceros proveedores de productos o servicios, los datos personales de los huéspedes de acuerdo con las finalidades que se relacionan a continuación:

  • Tener registro de los huéspedes para identificarlos como clientes o usuarios y brindarles el mejor servicio y atención posible, pudiendo realizar el registro del tiempo de uso de sesión en línea.
  • Acreditar la identidad del huésped y verificar la veracidad de la información que nos proporciona, pudiendo cancelar su cuenta de usuario en caso de encontrar anomalías o falsedad en los datos proporcionados.
  • Contactar a los huéspedes cuando sea necesario a través de distintos medios de comunicación, tales como, teléfono, chat, correo electrónico, entre otros, para completar transacciones, procesar reservaciones, brindarle servicios personalizados, otorgarle promociones, beneficios, o descuentos, actualizar nuestros sistemas o bases de datos, o en casos de emergencia.
  • Realizar transacciones, efectuar reportes a las distintas autoridades administrativas de control y vigilancia nacionales e internacionales, autoridades de policía o autoridades judiciales, entidades bancarias y/o compañías aseguradoras.
  • Obtener datos de facturación en caso de que sea requerido.
  • Lograr una reservación presencial directamente en nuestros hoteles o en línea en nuestra app y/o página web https://www.cityexpress.com, conforme a sus especificaciones y necesidades.
  • Obtener los datos de su tarjeta de crédito, los cuales solo serán empleados como garantía de la reservación, emitiendo un cargo solo en caso de no hacer efectiva la reservación. Con tarjeta de débito únicamente se podrá liquidar la totalidad de su estancia.
  • Consultarle sobre la calidad de nuestro servicio y comprender las necesidades específicas de cada huésped, para prestarle un mejor servicio.
  • Cumplir con todas las disposiciones legales obligatorias para CITY EXPRESS, en el marco de la relación commercial con sus huéspedes.
  • Cumplir con las obligaciones contractuales que ha celebrado con sus huéspedes en virtud de la relación contractual existente.
  • Brindar atención a sus solicitudes de quejas o reclamaciones y/o dar cumplimiento a los requerimientos de autoridades competentes.
  • Proteger los intereses y derechos de CITY EXPRESS, conforme a las disposiciones legales.
  • Promocionar y publicitar nuestras actividades, productos y servicios.

Los datos personales de los huéspedes también serán tratados para:

  • Fines administrativos internos y/o comerciales como, investigación de mercados, auditorías, reportes contables, análisis estadísticos, facturación, y ofrecimiento y/o reconocimiento de beneficios propios de nuestros programas de lealtad.
  • Crear un perfil personal en nuestra página web https://www.cityexpress.com que le permita obtener notificaciones en caso de ofertas especiales, registrarse a nuestros programas de lealtad, enviar de postales electrónicas, entre otros servicios adicionales.
  • Inscribirlos en concursos, rifas y sorteos, incluidos los digitales, lo que nos permite adecuar las promociones y avisos que le son enviados, así como contactar al ganador.
  • Realizar encuestas en línea y cuestionarios de satisfacción y opinión del servicio o del sitio de internet.
  • Enviar publicidad personalizada y para fines mercadológicos, estadísticos y de prospección comercial.

8. Prospectos comerciales

CITY EXPRESS utilizará, directamente o con la participación de terceros proveedores de productos o servicios, los datos personales de los prospectos comerciales de acuerdo con las finalidades que se relacionan a continuación:

  • Registrarlo como prospecto comercial.
  • Evaluarlo como cliente potencial de CITY EXPRESS.
  • Recolectar, registrar y actualizar sus datos personales con la finalidad de informar, comunicar, organizar, controlar, atender, acreditar las actividades en relación a su condición de prospecto comercial.
  • Responder a solicitudes o requerimientos de información de nuestros servicios.
  • Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o vía WhatsApp o Facebook Messenger o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y, de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados directamente por CITY EXPRESS y/o por terceras personas.
  • Realizar análisis estadísticos de tendencias, hábitos de consumo y comportamientos del consumidor.

Advertimos que en estas finalidades pueden estar involucrados terceros proveedores (tales como proveedores de sistemas de reservas, agencias de viajes, call centers, entidades bancarias, aseguradoras.

6. Requisitos especiales para el tratamiento de datos sensibles

CITY EXPRESS en su calidad de Responsable del Tratamiento, identificará los datos sensibles que eventualmente llegare a recopilar o procesar para cumplir con los siguientes objetivos:

  • Implementar especial atención y reforzar su responsabilidad frente al tratamiento de este tipo de datos, lo cual se traduce en una exigencia mayor en términos de cumplimiento de los principios y los deberes establecidos por la normatividad vigente en materia de protección de datos.
  • Establecer los niveles de seguridad técnica, legal y administrativa para tratar esa información de forma adecuada.
  • Aumentar las restricciones de acceso y uso por parte del personal de CITY EXPRESS en su calidad de empleadora y de terceros contratistas o proveedores de ésta.

7. Datos personales de niñas, niños y adolescentes

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes por parte de CITY EXPRESS se llevará a cabo respetando siempre los siguientes requisitos:

  • Responder y respetar el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
  • Asegurar por parte del responsable el respeto a sus derechos fundamentales.
  • Garantizar que el representante legal del menor otorgue la autorización, previo el ejercicio de éste de su derecho a ser escuchado, opinión que, en la medida de lo posible, debe ser valorada teniendo en cuenta los siguientes factores:
    • Madurez
    • Autonomía
    • Capacidad para entender el fin de dicho tratamiento
    • Explicar las consecuencias que conlleva el tratamiento

IMPORTANTE: La valoración de las anteriores características no se llevará a cabo por parte de CITY EXPRESS de forma general. Todo responsable, encargado o tercero involucrado en el tratamiento de los datos personales de menores, deberá velar siempre por el uso adecuado de este tipo de datos personales.

8. Transmisión de datos personales a terceros

Si usted nos proporciona Datos Personales, esta información será utilizada sólo para los propósitos señalados en esta Política, y no procederemos a vender, licenciar, transmitir o divulgar la misma a terceros, salvo que, i) usted nos autorice expresamente a hacerlo; ii) sea necesario para permitir a nuestros contratistas o agentes prestar los servicios que les hemos encomendado; iii) fuese necesaria para la prestación efectiva y cumplimiento del servicio adquirido; iv) con el fin de proporcionarle nuestros productos o servicios; v) sea necesario para permitir que terceros que prestan servicios de mercadeo en nuestro nombre o a otras entidades con las cuales tenga acuerdos de mercadeo conjunto; vi) tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión u otro proceso de restructuración; vii) sea requerido para finiquitar operaciones administrativas; o viii) sea requerido o permitido por la ley.

A fin de poner en práctica los propósitos descritos anteriormente, sus datos personales podrán ser divulgados con los fines indicados en esta Política al personal de recursos humanos, encargados, consultores, asesores y a otras personas y oficinas según corresponda.

CITY EXPRESS podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente subcontratemos con terceros el procesamiento de su información personal o proporcionamos su información personal a terceros prestadores de servicios, advertimos a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, les prohibimos el uso de su información personal para fines propios y les impedimos que divulguen su información personal a otros.

Con todo, cuando CITY EXPRESS realice una Transmisión de Datos Personales a terceros Encargados ubicados en Colombia o en el exterior, deberá acreditar (i) una autorización previa, expresa e informada por parte del Titular, o (ii) un contrato de transmisión de Datos Personales que contenga los requisitos contemplados en el artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015.

De igual forma, CITY EXPRESS podrá transferir o transmitir (según corresponda) sus datos personales a otras compañías en el extranjero por razones de seguridad, eficiencia administrativa y mejor servicio, de conformidad con las autorizaciones de cada una de estas personas. Bajo este entendido, sus datos podrán ser transmitidos o transferidos, según corresponda, para la culminación de operaciones administrativas a favor y bajo instrucciones de CITY EXPRESS o a favor de la operación global de CITY EXPRESS Express, S.A.B de C.V., sus filiales o subsidiarias.

9. Limitaciones temporales al tratamiento de datos personales

CITY EXPRESS solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y, sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión o archivados en términos seguros a efectos de que solamente sean divulgados cuando a ello hubiere lugar de acuerdo con la ley. No obstante, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

Usted como Titular podrá, en cualquier momento, revocar el consentimiento que haya otorgado para el tratamiento de sus datos personales, salvo que legal o contractualmente CITY EXPRESS deba conservar dicha información, mediante el envío de una comunicación y/o solicitud escrita a través los canales de contacto dispuestos en la presente Política para el ejercicio del derecho de habeas data, aportando copia de su documento de identificación o cualquier otro documento que, a juicio de CITY EXPRESS, permita acreditar su identidad.

10. Tratamiento de datos personales por cuenta de un tercero

CITY EXPRESS puede obrar en ciertos eventos como Encargado del Tratamiento de los datos suministrados o transmitidos por algunos de sus grupos de interés que han contratado CITY EXPRESS, y en virtud de esta relación contractual, se compromete al cumplimiento de los siguientes deberes:

  • Establecer que el Responsable del Tratamiento esté autorizado para suministrar los datos personales que tratará como Encargado.
  • Garantizar al Titular, en todo momento, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
  • Actualizar la información reportada por los Responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
  • Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente política.
  • Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se establece en la presente política.
  • Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
  • Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  • Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el titular o facultadas por la ley para dicho efecto.
  • Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

11. Seguridad, integridad y confidencialidad

CITY EXPRESS ha incorporado en sus diferentes sistemas los estándares de seguridad y adecuados con el fin proteger los datos personales de todos los titulares frente a posibles pérdidas accidentales y a accesos, tratamientos o modificaciones no autorizadas, lo anterior de acuerdo con el estado de la tecnología, el tipo y naturaleza de los datos que se encuentran en nuestras bases de datos y los riesgos a que están expuestos.

Los datos personales que obtenga CITY EXPRESS a través de cualquier formato, contrato, comunicación física o electrónica, serán tratados con total reserva y confidencialidad, comprometiéndose a guardar el debido secreto respecto de los mismos y garantizando el deber de almacenarlos adoptando medidas necesarias que eviten su alteración, pérdida y tratamiento o acceso no autorizado, de acuerdo con lo establecido en la legislación aplicable.

12. Derechos de los titulares de datos personales

Los Titulares de información personal podrán ejercer el derecho de habeas data frente a CITY EXPRESS con el objeto de:

  • Conocer y acceder a sus datos personales que hayan sido objeto de un tratamiento.
  • Actualizar sus datos personales que hayan sido objeto de un tratamiento.
  • Rectificar los datos personales que hayan sido objeto de un tratamiento.
  • Suprimir la autorización para el tratamiento de sus datos personales, cuando en el tratamiento de los mismos no se hayan respetado los principios establecidos en la Ley 1581 de 2012.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales.

Estos derechos podrán ser ejercidos directamente por el Titular de datos personales, su apoderado o su causahabiente, según sea el caso.

Si usted desea ejercer su derecho de habeas data a través de representante legal deberá presentar un poder general o especial debidamente autenticado.

A continuación, se describe el contenido y detalle de cada uno de los derechos que usted, como Titular de datos personales, puede ejercer:

  • Derecho de acceso. Toda persona natural tendrá el derecho de conocer si sus datos personales han sido sometidos a cualquier forma de tratamiento por parte de CITY EXPRESS en los términos expresados en la norma, además de ejercer el derecho de conocer el origen de sus datos y si los mismos han sido transmitidos o transferidos o no a terceros y, por ende, la identificación de esos terceros.
  • Derecho de actualización. Toda persona natural tendrá el derecho de actualizar la información conservada por CITY EXPRESS como datos personales en los términos expresados en la norma.
  • Derechos de rectificación. Toda persona natural tiene el derecho de comprobar frente al responsable del tratamiento de la información la exactitud y veracidad y solicitar la rectificación de sus datos personales recolectados cuando los mismos resulten inexactos, estén incompletos o conlleven a error. Los titulares de la información deberán indicar los datos que solicitan corregir y además acompañar la documentación que justifique lo solicitado.
  • Solicitud de supresión o cancelación del dato. El titular de la información personal deberá indicar los datos que se deben cancelar o rectificar, aportando si es del caso la documentación o prueba que lo justifique. La cancelación dará lugar al bloqueo de sus datos, conservándolos por parte del responsable, con el único fin de que estos sean accesibles a autoridades administrativas o judiciales, siempre obedeciendo el plazo de prescripción que exista sobre los mismos. Cumplido este plazo debe procederse por parte del responsable a la cancelación definitiva de la información personal del interesado o afectado, que repose en nuestras bases de datos o archivos.

Así mismo, el titular podrá solicitar la supresión o cancelación de sus datos personales cuando el tratamiento de estos por parte del Responsable o Encargado del Tratamiento resulte excesivo e inclusive inadecuado. Los datos personales de los titulares de la información serán conservados durante los tiempos previstos en las normas aplicables y/o, dependiendo del caso, de las relaciones contractuales entre el titular de la información personal y el responsable del tratamiento.

En todo caso, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

13. Procedimiento para el ejercicio del derecho de habeas data

Los Titulares podrán ejercer el de habeas data en todo momento y de forma efectiva para garantizar su derecho de acceso, rectificación, supresión y prueba de autorización ante CITY EXPRESS a través de cualquiera de los siguientes canales de contacto habilitados:

  • Oficina domicilio principal Colombia: podrá dirigirse a las oficinas del domicilio principal de CITY EXPRESS, ubicada en la DG 25 G 95 66 P1 Bogotá, Colombia.
  • Teléfono: (+571) 746 26 70
  • Correo electrónico: podrá dirigirse vía correo electrónico a datospersonales@hotelescity.com

Las siguientes son las formas legalmente permitidas para ejercer el derecho de habeas data:

  • A nombre propio: usted como titular de datos personales que se encuentren almacenados en bases de datos y/o archivos de CITY EXPRESS, tendrá derecho a conocer, actualizar, acceder, rectificar, suprimir, solicitar prueba de autorización otorgada, ser informado respecto del uso de sus datos, revocar la autorización otorgada.
  • A través de apoderado: Este derecho puede ejercerse por el interesado debidamente identificado o por el apoderado del titular de la información personal, para lo cual debe adjuntar a la solicitud el poder especial o general debidamente autenticado
  • Ejercicio del derecho de menores de edad: Los menores de edad deberán ejercer su derecho de habeas data a través de quien acredite su representación legal.

14. Procedimientos de consultas y reclamos

  • Procedimiento de Consulta: Los titulares que deseen realizar consultas, deben tener en cuenta que CITY EXPRESS como Responsible del Tratamiento, suministrará a dichas personas toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular. La consulta se formulará a través de los canales habilitados por CITY EXPRESS y será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, que en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, sin perjuicio de las disposiciones contenidas en leyes especiales o reglamentos expedidos por el Gobierno Nacional que podrán establecer términos inferiores, atendiendo a la naturaleza del dato personal.
  • Procedimiento de Reclamo: El Titular que considere que la información contenida en una base de datos de CITY EXPRESS debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en Ley 1581 de 2012, podrá presentar un reclamo ante el Responsable o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
    • El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al responsable del tratamiento o al encargado del tratamiento, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y la dirección, acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
    • Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
    • En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará la situación al interesado.
    • Una vez recibido el reclamo completo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y las causas que lo motivaron. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea resuelto de fondo.
    • El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

15. Modificaciones de esta política

Esta política puede ser ajustada o modificada en cualquier momento, razón por la cual le recomendamos revisar periódicamente nuestra página web: https://www.cityexpress.com por medio de la que se le avisará del cambio y se pondrá a su disposición la última versión de esta Política o los mecanismos para obtener una copia de la misma.

15. Oficial de protección de datos personales

El Oficial de Protección de Datos Personales designado CITY EXPRESS es el responsable interno de la actualización y divulgación de la Política, cualquier cambio que se haga debe ser aprobado por éste. Si usted como titular de datos personales no está de acuerdo con los cambios efectuados en la misma, puede ejercer su derecho de Habeas Data mediante los canales y en la forma establecida en la presente Política.

15. Fecha de entrada en vigencia

La presente Política entró en vigencia el día 1 de octubre de 2020